Monday, October 28, 2013

殺人犯也需要時間管理

閱Y的讀後感,描述殺人犯木嶋佳苗的記事,對這案件感十分興趣,襯她這兩天不在港,要快手把書看一遍,免得她出售後便後悔莫及。(廣告時間:聽聞這書十分搶手,她也是跑了好幾間書店才找到。)

看完Y的blog 後,有點感到十二分奇怪,因為最最最後的結論是她不用走去殺人,所以才update 了新blog, 哇,你玩到咁大,咁我真系無乜藉口唔去update 我個blog 了。

Anyway, joking aside, Y的blog 中提到這位木嵨佳苗小姐可說Time management的能力很強大,同時可以把數位男士玩弄在股掌之中,(and believe me, 我想木小姐的股掌的also pretty big.) Let me quote: 

"佳苗姐的time management很不錯,是個multi-task界的神。同時跟多個男人交往、騙錢、殺人、網上再結識新的男人、上廚藝學院、烹飪考試、跟男人去旅行、和妹妹浸溫泉、Update Blog等等....."

無獨有偶,最近我也在研究應否update 一下我的time management 工具。說來慚愧,本人雖然也算是IT界的一員,但除了公司的exchange calendar或iphone 的reminder以外,用得最多也只能數到枱頭上的 Daily Planner。 其實每年初,我都十分緊張能否拿到一個”好少少”的Year Planner , 不時向身邊的同事朋友四處打探詢問。而近年出這種大本Planner的公司亦在減少,在環保的大前題之下,我想亦應該去好好地利用電子軟件,順便update一下 Time management的工具。

在溜覧大小網站的介紹之際,發現了一個sad news, 便是The 7 habbits of the highly effective people 的作者Stephen Covey在去年逝世,享年79歲。記起當年上班的公司舉辦過一些跟Time Management 有關的課程,引用了不少Stephen Covey 書中的material , 當然我上過課後,亦曾經雄心壯志地捧了一大堆notes回家計劃,可惜最後亦因為不能使我怦然心動的緣故,成為了回收的垃圾。

Steven Covey 的方法歷久不衰,亦影響深遠,最令我印象深刻的,便是他的 4 Quadrant 時間表。就是用兩條直橫線把 一個四方形分開四塊,左上為Urgent and Important , 右上為Important but not urgent, 右下是Urgent but not important,而最後的右下是Not Urgent and Not Important。



這圖最重要的啟示,便是日常中的工作䌓忙,可能只是Quadrant 3的事兒,開會、覆email,conf call, 甚至見客戶等等,都未必是什麼有意義的事情,卻天天花了大量時間去處理。At the end of the day, accomplish these tedious little things cannot help you to advance in life. 

反而要留意的是Quadrant 1和2的安排,如果每天都是在處理Q1的事兒,有可能是分分秒秒都是在Fire Fighting 狀態 , 不是理想的生活。而Q2 就像上一些工作外的進修課程,每天的計劃、運動、甚至是跟家人朋友建立關係等等,都有意義但很多時卻缺乏planning,應該要多些留意。

最後,當然是盡量去減少Q4的活動 (例如Update 少一點FACEBOOK 或Tweeter,甚至睇少點日劇等等啦,I know its hard ... )。


OK,  Let's 講返Time Management 軟件,在youtube 中找到了一個叫 OmniFocus的 Time management免費軟件,各位如有興趣可以在cnet的網頁中下戴,我使用了MAC的版本,簡單而有效,亦合乎Stephan Covey 的4 Quarant Time Management 原則。如想了解詳情,可以在以下的video中看看使用的方法。OmniFocus 有不少的版本,也可以在ipad及iphone中使用,不過要卻另外收費。我想會試用一段時間後,再決定會否伸延到另外的平台去。









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